Поймите, чего от вас на самом деле ждут
Когда вы начинаете выполнять важное задание, поговорите с тем, кто дает его вам, о том, чего от вас на самом деле ждут. Возможно, от вас нужна презентация в PowerPoint, но, может быть, в этот раз она и не понадобится. Может, нужен детальный план, а, может, для начала подойдет и просто набросок. Ясность в отношении того, что на самом деле требуется и на каком уровне, позволит вам не делать лишнюю работу и не тратить драгоценное время на раздумья, что именно делать.
Повторно используйте наработки
Получится или нет экономить время, вновь используя материалы, оставшиеся после выполнения предыдущих заданий, зависит от ваших обязанностей. Но по возможности старайтесь копировать, вставлять и редактировать. Такой способ подойдет для работы с электронной почтой, презентациями, тренингов, заявок и предложений и почти любого другого типа деятельности, где вам нужно передать свою мысль похожим образом. Когда у вас мало времени, старайтесь побороть желание все переделать или обновить материалы.
Создайте шаблоны и чек-листы
Чтобы ускорить выполнение рутинных заданий, придумайте для них шаблон или чек-лист, или найдите уже готовые. Возможно, вам нужен шаблон для таких заданий, как, например, еженедельные отчеты, презентации или повестки для встреч. Возможно, чек-листы окажутся полезными для еженедельных планов, встреч тет-а-тет или других повторяющихся действий. Шаблоны и чек-листы позволяют вам выполнять работу качественно, но при этом тратить на это меньше времени, не вспоминая всякий раз, что нужно сделать, или не думая, каким должен быть следующий шаг.
Выполняйте задания, разговаривая
Если ситуация позволяет, вы можете сэкономить время, просто-напросто рассказав, что вы сделали. Допустим, ваш менеджер попросил вас разобраться в какой-то теме. Вместо того чтобы писать об этом презентацию, вы можете добиться того же результата, просто сделав записи и рассказав о том, что вы выяснили, при личной встрече. Такая стратегия также может хорошо работать в случаях, когда требуется обсудить нечто абстрактное, например, дизайн.
Примените таймбоксинг (установите время на выполнение задания)
Наконец, еще одна стратегия, которая поможет вам выполнить работу качественно за меньшее время, заключается в том, чтобы заранее решить, сколько времени вы проведете над каждым заданием или частью задания, и затем придерживаться плана. Например, если у вас возникают трудности с написанием черновика для задания, вы можете заранее решить, сколько времени вы вообще готовы потратить на то, чтобы получить хоть какой-нибудь первоначальный текст. Заранее распланированное время не гарантирует, что вы закончите работу в отведенный срок. Но это может помочь сконцентрироваться.
Нельзя сказать наверняка, что все ваши проблемы будут решены с помощью этих методов. Но, взяв их на вооружение, вы сможете успевать больше за меньшее время.